¿Cuáles son los documentos tributarios que debes conocer?

Los documentos tributarios respaldan las operaciones comerciales o económicas que realizamos como contribuyentes. Son muy importantes para llevar una correcta gestión contable y cumplir con el pago de impuestos. Por esta razón, son indispensables en el ámbito de la administración empresarial.  Pero ¿cuáles debemos conocer los emprendedores, Mipymes y startups?

7 documentos tributarios que debes manejar como pyme

Lo ideal es que los conozcamos todos, aunque en estas etapas del negocio sí o sí deberíamos gestionar los documentos básicos.  Estos son exigidos por la ley y optimizan la información administrada en el sistema de contabilidad, muy útil para que mejoremos la toma de decisiones estratégicas. Conozcámoslos: 

1. Factura

En estos documentos tributarios, que usualmente entregamos a otro comerciante, detallamos los bienes o servicios vendidos, su precio unitario, el total a pagar, el IVA (si corresponde) y el plazo y forma de pago.

2. Factura de compra

Estos documentos detallan la misma información de las facturas, pero a diferencia de estas, son emitidos por compradores y no por los vendedores como es habitual en las relaciones comerciales.  En la práctica, responden únicamente a una eventualidad: el vendedor es un particular sin capacidad para generar factura de venta. 

3. Guía de despacho

Lo emitimos para soportar la entrega de mercancías cuando optamos por postergar el otorgamiento de la factura, dándole título ejecutivo a la recepción.  De acuerdo con la normativa sobre guías de despacho, lo anterior se hace porque la factura debe emitirse cuando se realiza la entrega de los bienes vendidos, pero es posible postergarla hasta el décimo día del mes siguiente, quedando la guía para cursar el pago correspondiente.

4. Boleta de ventas y servicios 

Se trata de los soportes tributarios que acreditan la venta de un producto o servicio al consumidor final, quien no recibe una factura de venta porque no tiene derecho al Crédito Fiscal de IVA.  Debe contener la identificación del vendedor y el monto tranzado; no es necesario detallar los bienes tranzados ni el nombre del comprador.

5. Nota de crédito

Es el documento que debemos generar cuando es necesario anular facturas, o hacer modificaciones en sus detalles, producto de un saldo a favor de la parte compradora. 

6. Nota Débito

Contrario a la nota de crédito, este documento lo generamos cuando es necesario corregir la factura por un incremento de su valor a favor de la parte vendedora. 

7. Liquidación factura 

Es un documento tributario referido a una liquidación de ventas. Lo emitimos cuando los productos vendidos no son míos, sino de otro comerciante, y yo solo recibo una comisión previamente pactada por las transacciones.

Obligatoriedad electrónica y software ERP

En Chile, la Ley 20.727 de Modernización Tributaria introdujo la obligatoriedad de emitir estos documentos en formato electrónico. Para hacerlo, requerimos el sistema de facturación electrónica gratuito del Servicio de Impuestos Internos (SII), o uno de mercado distribuido por un proveedor verificado. Este último puede estar integrado a un software de contabilidad o a un ERP, para evitar silos de información y optimizar la gestión de procesos tributarios y contables.  Una gran solución es Defontana Emprendedor. Este software ERP integra las herramientas necesarias para optimizar la gestión de diferentes procesos administrativos y comerciales de empresas pequeñas o de reciente creación. Emisión de documentos tributarios en formato electrónico, cotizaciones, sistema de contabilidad y financiamiento con factoring son solo algunas de ellas.  Recuerda que gestionarlos documentos tributarios en un sistema de facturación vinculado al SII y gestionar la contabilidad en un software de contabilidad, beneficia la toma de decisiones y cumplimiento tributario de tu emprendimiento, evitando líos fiscales y financieros en esta etapa trascendental de cualquier negocio.